これは無駄な会議では!?蔓延する長い会議の特徴となくすと得られるメリット!

はぁ毎日毎日こう会議ばかりだと何もできないな。。。
本当にみんな必要な会議なんだろうか。。。

クマ部長

新人リノ

部長、珍しく迷走してますね!
今日も一日会議ばかりだったんだがな、結局何一つ決まらず雑談会で終わってしまったんだよ。

クマ部長

新人リノ

あぁそれ完全に「無駄な会議」ってやつですね。
この前私勉強しました!
ほう。
ちょっと教えてもらおうか。

クマ部長

新人リノ

良いですよ☆
無駄な会議の特徴とか、無駄な会議にしないためとかその辺解説しますね!
あぁ!
これで明日から自分の仕事に集中できるわけだな!

クマ部長

無駄話=無駄な会議?無駄に長い会議の特徴とは!?

会議というと、普段は別部署で仕事をしている人たちが一斉に集まり、各部署連携して情報交換をしたり、問題に対する対応策を話し合ったり、と会社全体の現状を再確認する大事な機会でもあります。

でも、要点がまったくわからない、結論が出ないまま終わってしまった、なんていう会議も実際あると思います。

久しぶりに会う同僚の近況を聞き出したり、はたまた家庭のことも話題に出てきたりして脱線してしまうことも良くあることではないでしょうか。

場の空気を和ませるために有効な場合もありますが、それだけでは困ってしまいますよね。

無駄話が100%いけないかといえば決してそうではありません。

おかしな話ですが、「無駄じゃない無駄話」というのも存在するのです。

  • 議論が行き詰ってしまい、会を活気づけるために話す関係ない話
  • 話の内容がおかしな方向に行きそうになったときに、冷静に話題を見つめさせようとふと切り出すべつの話

それでは無駄な会議の特徴とは一体どういったものなのでしょうか?

それは、議題に沿った話とそうじゃない関係ない話が切り目なく混在する会議です。

つまり、一生懸命議論している中で全然関係ない話をしたりすることですね。

無駄じゃない無駄話のように、意図して関係ない話をするのではなく、もうなんのこっちゃ分からないように議題と無駄話が同居してしまっている場合、それは無駄話です。

無駄な会議にさせないために

社員の貴重な時間を使って行われる会議を、意義のあるものにするためにはどうすればいいのでしょうか。

無駄な会議にさせないためのポイントを紹介します。

会議は午前中に

たいていどの会議でも時間は設定されています。

午前中の会議であれば頭も冴えていますし、お昼のランチタイムを確保するためにも効率的な時間帯でしょう。

午後というのは、ある意味エンドレスな時間です。いくらでも引き延ばせてしまうので、できるだけ午前中にやることをおススメします。

ある程度シミュレーションを立てておく

方向性を決めておくと、指針にブレがなくなります。

あいまいな意見しかないと会議の本質さえ見失うことになり、本末転倒です。

そうならないためにも、事前にある程度意見をまとめておくことをおススメします。

そもそも会議って何のためにするんでしょうか?

無駄な会議をなくせばコスト削減?

無駄な会議をなくすことで得られる最大のメリットは「 残業 」が減る、ということではないでしょうか。

ただでさえ忙しい業務の時間を削ってやる会議は、よりスピーディーに・より確実に実益につなげる必要があります。

そこをしっかり押さえないと、不毛に長引くまとまらない会議のまま終わってしまいます。

その結果、残業で通常業務を処理する羽目になってしまいます。

それが残業代を生み、利益の減額にもつながる、そうなると社員の給料は上がらない、ボーナス額は低いという悪循環になるわけです。

また、必要のない資料作成の手間と費用も削減できます。

無駄な会議となる原因

では、なぜ無駄な会議になってしまうのか?

考えられるのは、

  • 会議の議題の本質を全員が共有していない
  • ビジョンがない
  • 仕切れるリーダーがいない

といったところでしょう。

まず、何のための会議なのか・早急にやらなければいけないことの問題を各自でしっかり認識する必要があります。

そして、それをすることによってどうなるのか・どうしたいのか、というビジョンを明確にしなければ、方向性が見えないまま、堂々巡りの話し合いになってしまうでしょう。

そして一番重要なのが、圧倒的なリーダーの存在です。

特に会議のような、様々な意見が飛び交い議論がされるような状況では、それをまとめ建設的に次に繋げられる能力のある人が必要です。

また、人間的な信頼性が厚く、説得力を併せ持ったリーダーでないと、よもやま話ばかりの無意味な会議になりかねません。

少しくらい強引でも、統率力のあるリーダーが不可欠です。

まとめ

新人リノ

どうです!?
部長!

結論の出ない会議にへきえきとしていたが、希望が見えてきたよ!

クマ部長

新人リノ

そうですね!
会議って大勢が集まる場なのでどうしても上手に進めるのは難しいですが、一人ひとりの意識を変えて実行していくことで、空気を変えることも可能なはずですよ。

ひとまず今回の原因はあのカバ部長だということが分かった。

クマ部長

ちょっと行ってくるよ。

クマ部長

新人リノ

わぁぁぁぁ部長!