会社に入社し最初は覚えることばかり。
段々と仕事を覚えてくると上司・先輩からどんどん追加の仕事が舞い込んできます。
このブログを見ている優秀な皆さんは「仕事が終わらない、どうしよう泣きそう」という気持ちになりながら日々奮闘されていることと思います。
今回の記事ではそんな皆さんのお悩みを少しでも軽くできたらと綴ります。
- なぜ仕事が終わらない状況になってしまっているのか？
- 解決させるために効率的に仕事をこなすにはどうしたら良いか？
- いままさに泣きそうな気持ちになっている方のために少しでもストレスを減らすためのアドバイス
といった情報を本記事では紹介します。
仕事が終わらない、なきそうな状態になる原因
まず皆さんがこのような状況に陥る原因を解説します。
大きく分けて、
- 環境要因
- 自身の問題
の二つの原因があります。
環境要因
まず一番先に思い浮かぶのは、純粋な仕事量の多さです。
会社、部署、チームとしてやらなければならないことに対して、それを対応するスタッフの人数が適正ではない可能性があります。
会社は所詮どこまで行ってもお金儲けが本質です。
そういった場合、「なるべく低コストで業務をこなそう」という流れに自然となります。
つまり人件費の削減ですね。
5人ですべき仕事を5人でするのが適正な状態としたら、5人の仕事を3人でこなしたらその分きついけど人件費は浮く（＝1人当たりの成果が多い）となります。
自分が会社の社長であることをイメージした場合、5人ですべき仕事を10人がかりでやったりしないですよね。
これはごく自然の摂理であり、ある程度仕方がないことです。
また、周りに比べあなたが優秀なスタッフだった場合、もしくは優秀だと上司・先輩に認定されている場合、更に人より偏った状態で仕事を依頼される場合もあります。
嬉しい反面仕事量が多いことは大変ですね。
もう一つの環境要因は、職場の環境や道具が不適切な場合。
例えばある仕事をこなすのに普通にやればめちゃくちゃ大変なのに特殊な設備があれば一瞬にして終わらせられるとします。設備の有無で効率が激しく増減する。
こういった場合当然ですが設備の無い環境であれば純粋な作業量は増えることになります。
その業務の重要性や会社の投資に係る先見の明などが関わってくるのでいかんともしがたいものです。
自身の問題
ここからは自分のやり方次第で解消できそうな問題について説明します。
まずは仕事のプランニングの上手い下手。これは業務効率に大きくかかわってきます。
仕事が早い人、いつも余裕そうに仕事をしている人は、必ず業務着手前に多かれ少なかれ業務計画を立て、優先順位を決めたうえで的確なスケジューリングの元業務を行っています。
これを頭の中で行うか、ペーパー等にアウトプットするかは別として。
貴方がもしこの辺りが不十分であると感じた場合は、ぜひ仕事のプランニングについて勉強することをお勧めします。
次に集中力が続かないという問題です。
人は一度に集中できる時間は限られています。
それを気にしないで休憩も取らず黙々と業務に向き合っていると、結果的に非効率な業務になってしまいます。
ポモドーロ・テクニックというものをご存じでしょうか？
時間を決めてワークとレストを明確に分ける。レストの時間になったら途中でもスパッと手を止める。
これを続けることで、たくさん休憩をとっているのに最終的により多くの業務を行えるようになります。
また集中できる時間と出来ない時間、それぞれに行うべき業務の見定めも必要です。
人間は起床2時間後が最も集中力の高い時間帯で、後は1日をかけて睡眠のタイミングまで徐々に下降します。
この集中力の下降直線のどこで何をやるかを考えることで、集中力が続かないことによる弊害もかなり緩和できるはずです。
最後に純粋な知識・スキル不足。
貴方がもし今やっている業務の本質を理解せず、上司・先輩に言われるがまま向かっているのであれば、効率を自身でどうこう出来るレベルではありません。
その業務の本質を理解し、適正な知識・スキルを持つことで業務中の様々な選択肢にも短時間で最適解を導き出せるようになり、結果として高効率の業務となり得ます。
日々の業務の中で一つ一つ意味を考え、練度を高めていくというスタンスを常に持つように心がけてください。
仕事を効率的に進める方法
前段でも要因の中で少し解消方法を書きましたが、改めて仕事を効率的に進める方法を解説します。
タスクをリストアップし、優先順位をつける
業務のプランニングです。
人は頭の中に置いておかなければならないことが多いほどストレスを感じます。
何か業務が発生した場合、頭にINPUTするのではなくすぐにどこかにOUTPUTするようにしましょう。
これを行うことで、その時点であなたの頭の中には今取り組んでいる業務のことだけになります。
この状態が業務効率化には肝心です。
またOUTPUTしたことは、折を見て全体を眺め優先順位を付けます。
優先順位を付けたら、上から1つずつこなしていくだけ。
途中で新しい仕事が舞い込んできても、またOUTPUTしてそのことは忘れましょう。
目の前のことに集中します。
集中力の高まる時間帯にタスクをこなす
重複しますが、人間は起床してから2時間後が最も集中力があり、そこからは1日を通して徐々に低下していきます。
これをしっかり理解し、午前中のうちになるべく集中力の必要な業務をこなし、逆に夕方ごろにやるのは単純な書類整理等手だけ動かせば良いような業務を行うようにすると、結果1日の成果として増大することになります。
ここで一つ注意点。
夕方定時前ごろになると、なんだか集中力が増したような気になるという経験をお持ちの方はいないでしょうか。
これを集中力が高まっていると勘違いすると大きなミスを招きます。
この時間は間違いなく集中力はEmpty状態です。
ただその妄想が巻き起こる要因として、感情を高ぶらせるホルモンである「アドレナリン」という物質が夕方ごろ活発に分泌されます。
つまりその時のあなたは”集中”しているのではなく”興奮”しているだけ。
これを集中していると勘違いして重要な仕事や難しい問題に取り組んでしまったとしたらどうなるでしょうか。
大きなミスを気づかずやってしまったり、検討の結果全く見当違いな結論に至ったりと最悪な状態になります。
しかも翌日の集中力の高まる午前中にそのミスを発見したら、せっかくの集中タイムをそのリカバリに注ぐ必要性が生じ、結果次の日の効率も落としてしまいます。
スマートフォンやSNSなどのデバイスを制限する
これは巷でよく言われているのでご存じの方も多いはず。
スマートフォンやタブレットなどをいつでも好きな時に見れるこの時代は、隙間時間の浪費やそもそもの集中力の低下、脳のエネルギーの消費を引き起こしています。
これらデバイスの使用を控えるだけでも、限られた集中力を高めることに繋がります。
適切な環境で仕事を行う
人は周囲の環境で気づかないうちに脳のエネルギーを浪費し、その結果集中力を失います。
例えば微妙に嫌な臭いがするデスクとか、異常に明るいスタンドライト、人通りが多く賑やかな位置、目に見えないところに潜んでいるカビ・埃、寒暖や湿度環境など。
細かいことですが一つ一つが少しずつあなたの集中力を蝕んでいき、結果的に効率を落とす（＝仕事量が増えたように感じる）ことに繋がります。
タスクの分割と短い休憩をとる
上記で触れたポモドーロ・テクニックです。
25分ワーク、5分レストの繰り返し。
つまり毎時間10分の休憩をとっていることになります。
「これって休みすぎじゃない？」と思う方もいると思いますが、そんな方にはぜひ一度試していただきたいと思います。
業務時間終了後の疲れ方が、これまでと全然違うことに気づくはずです。
ポイントはだらだらしないで、限られた時間で集中して全力を出すこと。
これをポモドーロ・テクニックは半強制的に実現させてくれます。
ポモドーロ・テクニックについてはまた別の機会にもっと詳しく書きたいと思います。
ストレスを減らすためのアドバイス
最後に少しでも今感じているストレスを減らすためのアドバイスです。
まずは仕事とプライベートのバランスをしっかりと取って過ごしましょう。
頭の中が「仕事仕事仕事」になってしまうと、家に帰っても
- お風呂に入りながら仕事のこと
- 夜寝る前に布団の中で仕事のこと
- 朝起きて一番初めに仕事のこと
と仕事のことが頭から離れなくなります。
この状態は非常に危険で、「一体自分は何のために仕事をしているんだろう」という思考に切り替わっていきます。
そうなると今度は仕事中に「何のために何のために何のために」と考えだし、結果効率も落ちてしまいますし、何より辛いです。
プライベートでは全力で楽しんで、その楽しみをまた得る為に仕事をする。
このくらいの心構えの方が仕事中もきっと楽になると思います。
また適度な運動もおすすめです。
肉体的に疲労を感じると、夜十分な睡眠がとれるようになります。
また運動中は仕事のことを考えている暇もなく、その時だけは少なくとも仕事から解放されます。
すると、解放中に脳が勝手に情報整理をしてくれて、思いがけぬアイデアや集中力を削ぐ悩み事を薄めるなどの効果が期待できます。
職場環境内で質の高いコミュニケーションをとれるようにすることも、ストレスを減らすためには大切です。
仕事中ずっと殺伐な環境であることと、お互い激励しあって進められる環境は大きくストレスの量に関わってきます。
まとめ
さて、今回は「仕事が終わらない、どうしよう泣きそう」という悩みを抱えている方々をターゲットに解説いたしました。
まずは原因の特定とその解消を行うことで、仕事が多すぎ！の状態少しでも低減させましょう。
その方法について原因、対応方法を紹介しました。
また今すぐにでも出来るストレスを減らすためのアドバイスについては、実践することで心に余裕ができ、結果客観的な目線で現状の自分を振り返ることにもつながります。
仕事が終わらない、泣きそう、な状態は非常に辛いですが、これをきちんと解消することで更にレベルの高い人材として一歩先へ進んでいただくことを期待しています！
