新型コロナウイルスの感染拡大にともない、ビジネスのスタイルが変化しつつある今日この頃・・・
社内での連絡もチャットツールを利用することが増えてきたと思います。
このチャットツールの使用方法にはルールやマナーがあるのをご存じでしょうか？
先輩や上司からのメッセージにスタンプを使ってよいのか？レスは何分以内にすべきか？
これらをしっかりと知っておくと、仕事が円滑に進みあなたの評価も高くなることでしょう☆
今回は社内チャットツールの使用ルールやマナーについてご紹介いたします。
社内チャットはルールを抑えないと損する！
大損です！！！
どうしてか！？
仕事が円滑に進まないからです！！！
今までは社内で顔を合わせて、先輩や上司と意見交換や仕事の依頼を受けることができました。
しかし、今のご時世はそれができません。
ですので、いかに一人一人が社内でのチャットツールのルールを抑えられるかが、その企業の業績にも関わってきます！！
また今の若い世代の方々は当然のようにチャットを使いこなします。
プライベートでもLINE等のチャットによるコミュニケーションツールを使用している方が大半でしょう。
しかしながら上司、特にある程度年齢のいった世代はそうではありません。
もちろんツールの使用はありますが、若者と捉え方が違うのです。
そんな方々とビジネスにおいてチャットツールを使用するとなると、ルール・マナーも大切になってしまいます。
若者が普段のノリでチャット用語を使ったりスタンプを使ったりする。
それが当然のことだとしても、上司・先輩からは「こいつふざけてるんじゃないか」なんて印象を持たれてしまう可能性があります。
使い慣れたチャットツールでも、仕事の場において使用するということを念頭において最低限のルールは守るようにしましょう。
スタンプの利用はOK？使う相手タイミングなど
色々なチャットツールがありますが、便利な機能としてスタンプがあります。
例えば「ありがとう」「了解」など、文章を入力せずにスタンプを利用することで直ぐにレスをすることができます。
しかし、使う相手とタイミングに注意が必要です！
相手
先輩や上司にはなるべくスタンプは避けましょう。
特に何も感じない方も多いようですが、スタンプの返信に不快感をもつ方もいるようです。
〇〇さんには使う、××さんには使わない等のように基準があいまいだとミスが生じる危険性が高まります。
ゆえに、ご自身の中でルールを統一しておくとミスなく仕事を円滑に進めることにつながるでしょう。
タイミング
あなたに対しての確認事項等あなたが、その内容を理解したことを知らせるためのものにはスタンプなり、言葉で必ず返信をしましょう。
何もないと相手はあなたが本当に理解できたのか確認がとれません。
レスの速度で印象が変わる？先輩・上司からのメッセージには３分以内に返そう
本来〇分という明確な決まりはありませんが、読んで理解したらすぐにレス！！を心がけましょう。
３分を心がけると良いと思います。
３分で返せたら「よし、上手くレスできた！」と誇ってもOK。
逆に過ぎてしまったら「次はもっと早く返そう」と思い返すようにしましょう。
特にリモートワーク中はこのレスの速度があなたの仕事への姿勢を評価する指標にもなりかねません。
もし、直ぐに理解できない場合は「今、〇〇の件について確認中ですので、確認次第返信いたします。」等のように一言返信しておくとよいでしょう。
筆者はチャットはメールと電話のちょうど中間的な位置づけだと考えています。
電話はリアルタイムに情報共有ができる代わりに、相手の時間を一時的に拘束してしまうというデメリットもあります。
メールは情報共有のスピードこそ落ちますが、相手の都合の良いタイミングで見てもらうことが出来ます。
チャットはその中間なので、相手の時間の拘束はそこまで大きなものではなく、メールほど仰々しい文章を作る・読む必要もないのでスピードはそれなりにあります。
、、、ということはですよ？
スピード感の無いチャットはうまく活用出来ていないということになります。
相手もこのスピード感を求めてチャットを使用しているはず。
「あ〜こいついつもチャットのレス遅いなぁ」
「お、こいつは送ったらすぐレスあるから情報共有しやすいな」
あなたが上司だったらどちらの部下に新たな仕事を振るでしょうか？
どちらとコミュニケーションを密にとって信頼を獲得できるでしょうか？
新たな仕事が振られる、上司・先輩の信頼を獲得する、これらは会社員として成功させるための必要不可欠な要素です。
この記事を読まれている新入社員の皆さんは、レスのスピードでこの重大な要素が左右されるということを肝に銘じていただきたいと思います。
ついつい悪口はNG！？ばれてしまった悲惨な事例紹介
仕事で使用しているチャットツール内で悪口は絶対にNG！！！
気が付いて履歴を慌てて消しても、すでに遅かった・・・なんてこともあります。
では、悲惨な事例をご紹介いたします。
笑える事例もご一緒に☆
Aさん
在宅勤務中のリモート会議でいつも課長が無駄話・・・なかなか本題に入らないので、ついついビジネスチャットのSlackに「〇〇課長話長すぎ～時間の無駄・・・早く終わってほしい・・・」と同期とやり取りしているスレッドに書き込んだつもりが、実は全体スレッド・・・
数秒後「では、そろそろ本題に入ります」との課長の言葉で場が凍りついたそうです・・・
Bさん
在宅勤務中、リモート会議で上司（クールビューティーな女性）が「五分間の休憩としましょう」と言った。画面はそのままで、各々お茶を飲んだり、雑談をしていると離席した上司の声が・・・
「ママ～お菓子ある～！お腹空いちゃった～」あのクールビューティー上司が「ママ！！！」上司はまさかみんなに聞こえているとは知らずに、五分後に席に戻り、いつも通りに会議スタート！！
その後同期でやり取りしているスレッドで盛り上がったそうですよ(笑)
かわいらしい一面が見られてよかったのではないでしょうか？(笑)
仕事で使うチャットツールでは、恐らく複数のスレッドが立てられていることでしょう。
よくよく注意していれば間違うことは無いのかもしれません。
が、ついうっかり！というのも無いとも言い切れません。
そしてそのうっかりが大変な事態に発展する可能性もあります。
上記Aさんの事例でもその場が凍りついたところまでの紹介でしたが、この後のことを紹介すると非常に怖い話です。
アフターコロナでその上司と直接顔を合わせたとき、どういう雰囲気になるのでしょうか。
その上司は綺麗サッパリ忘れて許してくれるのでしょうか。もしかしたら心の片隅にいつまでも記憶が残ってしまい、Aさんの将来の１つの障害になってしまうのかもしれません。
楽しんでチャットをするのは問題ありませんが、ビジネスでのチャット利用の際は少し頭を切り替えて利用すべきです。
まとめ
今回は社内チャットツールの使用ルールやマナーについてご紹介いたしました。
企業間で異なる部分はあると思いますが、ルールやマナーを順守することはビジネスマンとして必要なことです。
社内チャットツールを使いこなして、あなたの評価がどんどん上がっていくことを願っています☆
