新入社員の皆さん、お仕事は順調ですか？
仕事に慣れてくると仕事量が増えてくると思います。
仕事の数が増えてくるとどの仕事からやるべきか「優先順位」を付ける必要がでてきます。
例えば、明日までだから今日中にやる、至急だから直ぐにやる・・・
この優先順位の付け方を上手くすることであなたの仕事の効率は格段に上がり、あなたの評価もうなぎ上りになるでしょう☆
今回はこの「優先順位」の付け方についてご紹介いたします。
ポイントは重要性、緊急性、難易度、成果（見返り）です！
この4点に着目して「優先順位」をつけると効率的に仕事をこなすことができます☆
優先順位の付け方マトリックスは重要性、緊急性だけでは不十分！
仕事の「優先順位」をつける際にまずは、「重要性」、「緊急性」に着目することが大切です。
しかし、緊急度と重要性だけでで仕事の優先順位をつけようとすると、多くの場合、以下のようになります。
こうなってしまうと、本当に大切な仕事が後回しにされてしまう危険性が出てきます。
本当に大切な仕事とは、目標達成のために必要な仕事（長期的な業績アップのために必要な仕事など）のことです。
こういった仕事（例えば新商品の開発、マーケティング戦略を立てるなど）は後回しにせずに取り組んでいく必要がありますよね？
では、どうしたらよいでしょうか？
具体的な優先順位の付け方５ステップ
では、具体的な優先順位の付け方の５ステップをご紹介いたします。
１．二週間以内にやるべき仕事をリストアップする。
あなたがやるべき仕事をリストアップしてみましょう。これにより短期的な仕事量を把握することができます。
２．中・長期的にやるべき仕事をリストアップする。
あなたがこれから時間をかけてやるべき仕事をリストアップしてみましょう。例えば、
新商品の開発、マーケティング戦略を立てるなど時間をかけてやるべき仕事です。
３．仕事を「難易度」と「成果（見返り）」で分類する。
１の短期的な仕事と２の中・長期的な仕事を「難易度」と「成果（見返り）」で分類してみましょう。
- 難易度低い＆成果が高い＝今すぐやる（優先順位１）
- 難易度高い＆成果が高い＝中長期的にやる、作業内容をさらに分解して取り組む（優先順位２）
- 難易度低い＆成果が低い＝手が空いたらやる、他の人に任せる（優先順位３）
- 難易度高い＆成果が低い＝やらない、又は他の人に任せる（優先順位４）
上記のように分類をして、まず仕事の優先順位を１～４位まで決めましょう。
３位と４位の仕事はあなたがやらなくてもよい仕事ですので、外注したり、アルバイト従業員がいるならその方にお願いしてもよいですね。
４．短期的な仕事、中・長期的な仕事の優先順位をそれぞれ書き出しましょう。
分類して、２種類の優先順位表を作成しましょう。
短期的な仕事は順位表に従って仕事に取組み始めましょう。
５．中・長期的な仕事の具体的にやるべきことを書き出しましょう。
優先順位はついていますが、具体的に何をするべきかを書き出してそれをいつまでに終わらせるか期日を決めましょう。例えば〇月中に新商品のレシピを完成させる！のような感じです。
５ステップが完了したら仕事に取り組みましょう。
中・長期的な仕事には期日が記してありますので、その期日が守れるように、短期的な仕事と合わせて仕事に取り組みましょう。
後回しにしたタスクを忘れないための方法
上記のようにして仕事の優先順位を付けると、後でやる仕事を忘れてしまう危険が出てきます。
それを防ぐため、これからご紹介する３点を参考にして下さい。
- 短期的な仕事と中・長期的な仕事の両方を並べて書き出し、目につくところに貼る
- 中・長期的な仕事は仕事の中身を細分化して、必ず期日を記載する
- 予定表に必ず入力する
まず、毎日あなたが目で確認できるようにして下さい。
PCのデスクトップにメモとして張り付けてもよいですね。
紙に書き出して自分のデスクに置いてもよいです。
また、仕事で予定表を使用していると思いますので、そちらにも入力しておくとより忘れにくくなります！
優先順位が低いものへの対応方法
自分の仕事の「優先順位」がわかると、この仕事は自分がやらなくても・・・という仕事が見えてくる場合があります。
その時は勇気をもって、誰かに任せてみましょう！
あなたにはあなたのやるべきことがあります☆
しかし、新入社員だと言いにくいこともありますよね？
その時は上司に仕事の「優先順位」表を見せて相談してみて下さい。
よいアドバイスがもらえると思います☆
まとめ
今回は仕事の「優先順位」の付け方についてご紹介いたしました。
仕事の「優先順位」を付けることで効率的に仕事をこなすことができ、あなたの評価そしてスキルが向上すると考えられます。
また、自分の仕事を見直すこと、これからの目標も見つけることができるので、是非ともあなたの仕事の「優先順位」を付けてみて下さい☆
