新入社員の皆さん、お仕事の調子はいかがでしょうか？
今回は以前一度ご紹介した「メモの取り方を早くするコツ」をさらに深めて、「聞きながらメモを早くとるコツ」にスポットを当てて詳しくご紹介します。
人の話を聞いてメモを取ることは、仕事をする上での基本中の基本。
でも、相手の話すスピードが速くてメモができなかったり、後で読み返しても意味不明になっていたり・・・という経験はありませんか？
うっかりしていると「何度も同じことを言わせるな！！」なんて上司や先輩から怒られることも・・・
では、どうしたらよいでしょうか？
聞きながらでもまとまる！メモを素早く取るコツは！？
コツはマストキーワードである「５W１H」を意識して、相手の話を聞くことです。
この内容が理解できれば自然とメモを取るスピードも上がります。
また、あなた流のメモ用紙や省略言葉をあらかじめ用意しておくこともオススメです。
メモするマストキーワードは「5W1H」
では、「聞きながらメモを早く取る」ためのマストキーワードをご紹介します。
まずはこのキーワードは必ずメモするように心がけましょう。
「５W１H」～いつ、どこ、だれ、なに、なぜ、どのように
WHEN（いつ・時間）：
いつ来た連絡なのかメモしましょう。
例えば、2021.6/1 10:30 数字と記号で書くと時間短縮になります。
WHER（どこ）：
どこから来た連絡なのかメモしましょう。
例えば、〇〇(株) 漢字はカタカナ表記にすると時間短縮になりますし、通称などがあればそれをメモするとよいです。
WHO(だれ)：
だれから来た連絡なのかメモしましょう。
例えば、〇〇部長 漢字はカタカナ表記にすると時間短縮になります。
WHAT(なに)：
内容を一言で言い表せると時間短縮になります。
例えば、昨日の資料について については省略可能です。
WHY（なぜ）：
どうして欲しいのか内容を一言で言い表せると時間短縮になります。
例えば、資料の見直しをしたいを「資料・見直し」のように単語だけメモしてもよいです。
自分が後で見返してわかることが大切です。
HOW（どのように）：
上記のWHYの件をどのようにしたいのか内容を聞き取ることが必須です。
例えば、打ち合わせをしたい、折り返しのTELがほしいということなら、「打ち合わせ、おりTEL」等のようにメモをするとよいでしょう。
聞きながら素早くメモをする際は省略が必須です。
ですので、自分の中でルールを決めておくようにしましょう。
また、あなた流のメモ用紙を作成しておくこともオススメです。
実際の例
下記が例となります。
宛ての部分は自分の部署で外部からよく電話がくる相手を記載しておくとメモをする時間の省略ができます。
また、内容欄はフリースペースとして使うことができます。
また、「折り・TEL」、「資・〇〇」等、自分がわかるように省略言葉を作っておくとよいでしょう。
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日付：2020年 月 日 時間：AM・PM 時 分 依頼者： 内容 □折り返しTEL □改めて連絡くる □宛て 〇〇部長、〇〇課長、担当〇〇 □伝言 内容 |
道具選びも大切！効率よくメモを取るためのグッズを紹介
聞きながらメモを早くとるコツはマストキーワードを押さえること、あなた流のメモ用紙や省略言葉を作ることがポイントとなります。
プラスして道具選びもとっても大切☆いざ、メモをしようとした時にペンのインクが出ない・・・なんことは避けなければいけません。
筆者のオススメのペンをご紹介します。
三菱鉛筆 3色ボールペン ジェットストリームプライム 0.7 ブラック SXE3300007.24
こちらは３色ボールペンです。
３色ボールペンはオススメアイテム！
例えば、重要項目は赤、期日は青で書くなどのようにルールを決めておくと、見間違えを防ぐことができます。
クロス 多機能ペン テックスリープラス AT0090-19 ブラッシュトブラック
こちらは超ハイスペック！
シャープペン、ボールペン（黒・赤）、さらに、スマホやタブレットPCなど、タッチパネルにも対応しています。
仕事上、スマホやタブレット、PC利用が多い方もいると思います。
そのような方にもオススメ商品です。
Google Keep
最近はメモをスマホやタブレット、PCを利用して行っている方も多くいると思います。
そのような方にオススメなのがこちらのGoogle Keep。
電子版の付箋です。
メモを共有したい相手を登録すれば、あなたの作成したメモが相手側のPCで確認することができます。
いちいちメモを置きに席を立つ必要もありません。
また、スマホやタブレットからも利用可能なので外出先でも手軽にメモをしたり、確認したりすることができます。
まとめ
今回は「聞きながらメモを早くとるコツ」にスポットを当てて詳しくご紹介しました。
ポイントを押さえればとても簡単！そして、慣れも必要です。
新入社員の皆さんは率先して電話に出て、聞きながらメモを取る練習をするとよいでしょう☆
